Service: Nebenkostenabrechnung

mit Hermann-Josef Tenhagen, Chefredakteur "finanztip"

Über kaum ein Thema streiten sich Mieter und Vermieter so häufig wie über die Nebenkosten. Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler, die bares Geld bedeuten können.

Hier sind sieben typische Fehler, auf die man bei der Abrechnung achten sollte

1. Warmwasserkosten werden nicht nach Verbrauch abgerechnet. Hat der Vermieter das Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet, sondern geschätzt oder nach einer Formel berechnet, darf der Mieter diesen Posten pauschal um 15 Prozent kürzen.

2. Vergleichen Sie die einzelnen Kosten in der Abrechnung mit den Angaben im Mietvertrag. Fehlen einzelne Kostengruppen im Vertrag, müssen diese nicht bezahlt werden.

3. Unzulässige Kosten: Sie können der Abrechnung widersprechen, wenn auf Sie Kosten umgelegt werden, die der Vermieter selbst tragen muss. Zum Beispiel: Reparaturkosten, Mietkosten für Rauchmelder/Feuerlöscher, Bank- und Kontogebühren, eine einmalige Dachrinnenreinigung sowie Beiträge für eine Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung.

4. Frist nicht eingehalten: Hat sich der Vermieter mehr als zwölf Monate Zeit für die Jahresabrechnung gelassen, darf er keine Nachzahlung verlangen.

5. Jahresabrechnung gelassen, darf er keine Nachzahlung verlangen. Gewerberäume im Wohnhaus: Gibt es in Ihrem Wohnhaus eine Gewerbeeinheit, sollte das berücksichtigt werden. In aller Regel verursacht ein Gewerbe höhere Nebenkosten. Wurden diese nicht herausgerechnet, sondern auf alle Mieter umgelegt, kann man der Abrechnung widersprechen.

6. Falscher Abrechnungszeitraum: Sind Sie gerade erst eingezogen, darf der Vermieter die Kosten auch nur für die Monate berechnen, in denen Sie im Haus gewohnt haben

7. Falscher Verteilerschlüssel: Die Verteilerschlüssel müssen in der Abrechnung richtig angegeben sein. Vergleichen Sie dazu die Angaben im Mietvertrag. Es lohnt sich, die Wohnung nachzumessen, denn Nebenkosten, die nach Wohnfläche abgerechnet werden, sind nur nach den tatsächlichen Quadratmetern zu berechnen.

Überprüfen der Abrechnung

Um die Abrechnung zu prüfen, dürfen Sie als Mieter die Originalbelege in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen. Lässt Sie der Vermieter die Belege nicht überprüfen, dürfen die laufenden Vorauszahlungen vorübergehend eingestellt werden. Haben Sie bei der Kontrolle der Abrechnung Fehler gefunden, können Sie Widerspruch einlegen und den Vermieter um Klärung bitten.
Sie haben zwölf Monate Zeit, um Ihre Bedenken vorzubringen. Diese Frist endet exakt zwölf Monate nachdem man die Abrechnung bekommen hat. Die Jahresfrist beginnt erst, wenn der Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat.

Hat der Vermieter zwar die Nebenkostenabrechnung geschickt, aber bei mehreren Positionen nicht nachvollziehbar erklärt, wie diese Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, liegt keine korrekte Abrechnung vor. Die Jahresfrist gilt für Sie auch dann, wenn Sie den gleichen Einwand schon bei Abrechnungen aus den Vorjahren erhoben haben.

Oftmals findet sich in Abrechnungen der Hinweis, dass innerhalb von vier Wochen Widerspruch einzulegen ist. Das bedeutet nur, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Guthaben und Nachzahlungen sind dementsprechend innerhalb von vier Wochen zu zahlen, auch wenn Sie widersprochen haben. Überweisen Sie das Geld schriftlich "unter Vorbehalt". Wichtig: Sie sollten im Widerspruch genau erklären, welche Kosten Sie nicht akzeptieren. Ist die Nachzahlung so hoch, dass Sie sie finanziell nicht stemmen können, suchen Sie das Gespräch und fragen nach einer Ratenzahlung.

Erhöhung der Vorauszahlungen

Der Vermieter darf die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen erhöhen, wenn es nach der Abrechnung wahrscheinlich ist, dass die Kosten im laufenden Abrechnungsjahr höher sein werden als die Vorauszahlungen. Er muss sie aber nicht erhöhen. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag müssen Sie nicht zahlen. Um die Nebenkosten zu erhöhen, braucht der Vermieter Ihre Zustimmung nicht.

Welche Nebenkosten dürfen Vermieter umlegen?

Was an Betriebskosten zu zahlen ist, das steht im Mietvertrag. Aber nicht alle Kostenpositionen müssen dort einzeln aufgelistet sein. Es reicht, wenn im Vertrag auf die Betriebskosten nach Betriebskostenverordnung verwiesen wird.

Was gehört zu den Mietnebenkosten?

Heizung und Warmwasser: Das ist fast bei jeder Nebenkostenabrechnung der größte Posten. Oft werden mit den Heizkosten auch die Warmwasserkosten abgerechnet. Viele Heizkostenabrechnungen sind mangelhaft. Diese Heiz- und Warmwasserkosten muss der Vermieter nach Verbrauch abrechnen. Oftmals werden sie geschätzt oder der Verbrauch nach einer Formel berechnet. In einem solchen Fall dürfen Sie die Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen.
Seit 2021 wird beim Heizen mit Öl oder Erdgas eine zusätzliche CO2-Abgabe erhoben, die bisher die Mieter allein tragen mussten. Seit 2023 müssen Mieter diesen CO2-Preis nicht mehr allein zahlen. Je weniger klimafreundlich das Haus ist, desto mehr muss der Vermieter übernehmen. Fehlt in der Abrechnung die Einstufung des Gebäudes nach dem Stufenmodell oder fehlt die Offenlegung der CO2-Kosten, dürfen die Heizkosten pauschal um 3 Prozent gekürzt werden.

Auch die Grundsteuer gehört zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Sie darf auf den Mieter umgelegt werden. Ist die Immobilie vermietet, darf der Vermieter die Grundsteuer komplett auf die Mieter umlegen. Wohnt der Vermieter mit im Haus, muss er auf Basis seiner anteiligen Wohnfläche einen Teilbetrag abziehen.

Kalt- und Abwasser dürfen in der Nebenkosten-Abrechnung zusammen abgerechnet werden.

Auch die Niederschlagswassergebühr oder Oberflächenentwässerung dürfen in Rechnung gestellt werden, ebenso wie die Kosten für die regelmäßige Legionellen-Prüfung in Mehrfamilienhäusern.

Der Mieter muss darüber hinaus auch die Wartungskosten für den Aufzug zahlen, auch wenn er im Erdgeschoß wohnt.

Straßenreinigung und Abfallbeseitigung gehören ebenfalls zu den Nebenkosten. Dazu gehören auch die Kosten für die Straßenreinigung, sowie die Räum- und Streukosten im Winter.
Miet- und Anschaffungskosten für Müllbehälter darf der Vermieter nicht umlegen, aber die Kosten für einen externen Dienstleister, der die ordnungsgemäße Mülltrennung und Sortierung kontrolliert.

Reinigung: Regelmäßige Kosten für Putzmittel und Personalkosten, wenn der Vermieter zum Beispiel jemanden mit der Reinigung des Treppenhauses beauftragt hat, sind Nebenkosten. Sonderreinigungskosten aufgrund einer Baustelle muss der Vermieter selbst zahlen.

Gartenpflege: Alle Kosten, die mit der Pflege von Garten und Vorgarten zusammenhängen, der Gärtner, aber auch Kosten für einzelne neue Pflanzen dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Das gilt auch, wenn der Garten vom Mieter nicht unmittelbar genutzt werden kann. Lässt der Vermieter den Garten neu anlegen, muss er dafür allein aufkommen.

Beleuchtung: Zu diesem Posten gehören die Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie für die Beleuchtung von Hausflur, Treppe, Keller, Bodenräumen oder Waschküche. Lampen und Leuchtmittel dürfen Vermieter nicht umlegen.

Schornsteinreinigung: Die Kehrgebühren des Schornsteinfegers nach der maßgebenden Gebührenordnung darf der Vermieter abrechnen.

Hausmeister: Nicht alle Hausmeisterkosten dürfen in Rechnung gestellt werden. Das Gehalt und die Sozialversicherungsbeiträge für einen Hausmeister sind grundsätzlich Nebenkosten für alle Mieter. Wird der Hausmeister aber auch zur Hausverwaltung herangezogen oder erledigt er Reparaturen, dann müssen die Mieter diesen Anteil seiner Arbeit nicht bezahlen. Schlüsselt der Vermieter die Hausmeisterkosten nicht auf, dürfen pauschal 20 Prozent abgezogen werden. Oft ist der Hausmeister auch gleichzeitig Gärtner oder reinigt das Treppenhaus. Diese Kosten dürfen nicht zusätzlich als Reinigungskosten oder Kosten für den Garten abgerechnet werden (doppelte Abrechnung).

Kabelanschluss: Man kann beim Abschluss des Mietvertrags vereinbaren, dass der Vermieter einen Kabel-Servicevertrag mit einem Anbieter schließt. Dann können die anfallenden Kosten bei der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden. Die Kabelgebühren darf der Vermieter zukünftig nicht mehr auf den Mieter umlegen. Jeder soll die Chance haben, den Anbieter selbst zu wählen.

Die Kosten für eine Dachrinnenreinigung dürfen in der Abrechnung auftauchen, wenn sie in regelmäßigen Abständen erfolgt. Wird nur eine einmalige Verstopfung beseitigt, ist das Sache des Vermieters.

Weder die Anschaffung, noch das Anmieten von Rauchmeldern oder Rauchmeldeanlagen dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Kosten für die Wartung hingegen dürfen unter Umständen in der Nebenkosten-Abrechnung auftauchen, wenn sich dazu eine Vereinbarung im Mietvertrag findet.

Versicherungen: Sach- und Haftpflichtversicherung sind Betriebskosten, ebenso wie eine Wohngebäude- oder eine Gewässerschadenshaftpflichtversicherung. Aber die Kosten für eine Mietausfall- oder eine Rechtsschutzversicherung gehören nicht dazu. Sie sind Sache des Vermieters.

Diese Kosten darf der Vermieter nicht umlegen

Kosten der Hausverwaltung oder Verwaltungskostenpauschale, Reparaturkosten an Haus oder Wohnung sowie Bankgebühren: Finden sich diese Kosten im Mietvertrag, dann sind die entsprechenden Regelungen unwirksam. Sind diese Kosten in den Vorjahren fälschlich gezahlt worden, können sie vom Mieter zurückgefordert werden. Dabei gilt die normale Verjährungsfrist von drei Jahren.

Wie muss die Betriebskostenabrechnung aussehen?

Die Abrechnungen müssen klar und verständlich sein. Folgende Angaben müssen enthalten sein: Abrechnungszeitraum: Wohnt man schon ein Jahr in der Wohnung, ist der Abrechnungszeitraum das letzte Kalenderjahr. Ist man während des laufenden Jahres eingezogen, läuft er von Mietbeginn bis zum Ende des Jahres.

Umlageschlüssel: Der Vermieter kann nach drei "Schlüsseln“ umlegen: Verbrauch, Anzahl der Bewohner oder Quadratmeter. Dieser Punkt ist besonders wichtig. Wie abgerechnet wird, legt der Vermieter im Mietvertrag fest. Daran muss er sich halten. Findet man dazu nichts im Vertrag, darf der Vermieter alle Nebenkosten auf die Wohnfläche umlegen, mit Ausnahme der Heizkosten – letztere sind verbrauchsabhängig.

Gesamtkosten: Wohnt man in einem Mehrfamilienhaus, muss der Vermieter in der Abrechnung die Gesamtkosten für das Haus aufführen, also alle Kosten – von der Grundsteuer über Liftwartungskosten bis hin zu Versicherungen.

Berechnung des Mieteranteils: Von den Gesamtkosten des Hauses zahlt man nur den eigenen Anteil.

Vorauszahlungen: Die Vorauszahlungen sollte der Vermieter auflisten und von den gesamten Nebenkosten abziehen. Fehlen die Vorauszahlungen in der Abrechnung, ist die Abrechnung formell nicht unwirksam. Sie kann allerdings inhaltlich falsch sein.

Rück- oder Nachzahlung: Schließlich muss klar in der Abrechnung stehen, wie viel Geld man nachzahlen muss oder zurück bekommt. Stehen Wohnungen in einem Mietshaus leer, muss der Vermieter die darauf entfallenden Kosten auf alle Wohnungen verteilen. Er darf den Verteilerschlüssel nicht ändern und die Betriebskosten nur auf die vermieteten Wohnungen umlegen.

Die Betriebskosten für eine leere Wohnung muss der Vermieter selbst übernehmen. Gleiches gilt für eine Wohnung im Haus, die der Vermieter selbst bewohnt.
Gewerbliche Mieter im Haus können höhere Betriebskosten verursachen, als private Mieter. Mehr Strom, mehr Müll oder höhere Heizkosten. Bei Versicherungen ist meist ein Beitragsaufschlag für das Gewerbe fällig. Auch die Grundsteuer kann höher ausfallen für einen Gewerberaum. Aber: Der Vermieter muss die Kosten für die Gewerbeeinheit nur dann gesondert abrechnen, wenn dem Wohnungsmieter erhebliche Nachteile durch eine gemeinsame Abrechnung entstehen würden, also deutlich höhere Nebenkosten durch das Gewerbe anfallen.

Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Die endet in der Regel am 31. Dezember.

(Quelle: finanztip)

Weitere Informationen

• ARD Mediathek, Die Ratgeber: Nebenkostenabrechnung – was ist erlaubt?
https://www.ardmediathek.de/video/die-ratgeber/nebenkostenabrechnung-was-ist-erlaubt/hr-fernsehen/Y3JpZDovL2hyLW9ubGluZS8xOTQyNjY

• ARD Mediathek, Marktcheck: Nebenkosten – Das dürfen Vermieter
https://www.ardmediathek.de/video/marktcheck/nebenkosten-das-duerfen-vermieter/swr/Y3JpZDovL3N3ci5kZS9hZXgvbzE5MzAxMzI

• WDR, Neuregelung beim Kabelanschluss
https://www1.wdr.de/verbraucher/digital/kuttler-kabelanschluesse-nebenkosten-100.html

Stand: 02.02.2024 16:53 Uhr